Arbeitszeiterfassung 2026: Was Betriebe mit 10 bis 80 Mitarbeitenden wissen müssen

Müssen wir die Arbeitszeit erfassen, und wenn ja, wie? Die erste Hälfte der Frage hat das Bundesarbeitsgericht 2022 beantwortet. Über die zweite wird seit der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes viel geschrieben. Hier steht, was davon heute für Betriebe mit 10 bis 80 Leuten gilt, die nicht am Schreibtisch arbeiten, und was sich ändern soll.

Kurz gesagt

• Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, auch die normalen Stunden und nicht nur Überstunden. Das gilt schon heute.
• Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz heute nicht vor. Papier ist erlaubt, eine elektronische Erfassung ist geplant.
• Festhalten sollten Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Person.
• Die Reform des Arbeitszeitgesetzes ist noch nicht beschlossen. Wer heute elektronisch erfasst, muss für die Reform voraussichtlich wenig ändern.

Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung schon heute?

Ja. Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem System verpflichten müssen, mit dem sich die täglich geleistete Arbeitszeit jedes Beschäftigten messen lässt (Urteil C-55/18).

Für Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht im September 2022 festgestellt, dass diese Pflicht schon besteht. Sie folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst werden kann (Beschluss 1 ABR 22/21). Das Bundesarbeitsministerium nennt das in seinen Fragen und Antworten bereits geltendes Recht. Auf eine Gesetzesänderung muss der Betrieb also nicht warten.

Eine Ausnahme für kleine Betriebe kennt der Beschluss nicht. Die Pflicht gilt also auch für den Betrieb mit zwölf Leuten.

Was müssen Sie festhalten?

Nach Auffassung des Ministeriums gehören zu jeder Person und jedem Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.

Mit diesen drei Angaben lassen sich die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes nachvollziehen. Die werktägliche Arbeitszeit liegt bei acht Stunden und darf auf bis zu zehn steigen, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen bei acht Stunden bleibt (§ 3). Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, hat mindestens 30 Minuten Pause, ab mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten (§ 4). Zwischen zwei Arbeitstagen müssen elf Stunden Ruhezeit liegen (§ 5).

Reichen Papier und Excel, oder muss es elektronisch sein?

Für die Aufzeichnung gibt es heute keine Formvorschrift. Ein Stundenzettel, den jemand von Hand ausfüllt, reicht nach Auffassung des Ministeriums aus. Sie dürfen die Aufzeichnung auch Ihren Leuten überlassen, wie es in vielen Betrieben ohnehin läuft. Dafür, dass Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden, bleiben Sie als Arbeitgeber verantwortlich.

Bequem ist Papier trotzdem selten. Zettel werden am Monatsende nachgetragen, gehen auf der Baustelle verloren und müssen fürs Lohnbüro abgetippt werden. Eine elektronische Erfassung spart diese Arbeit, und für die geplante Reform ist sie schon passend.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?

Ja. Laut Ministerium steht eine Dokumentation der Arbeitszeit einer solchen Vereinbarung nicht im Weg. Bei Vertrauensarbeitszeit geben Sie nicht vor, wann jemand arbeitet. Wie lange, wird trotzdem erfasst.

Wie lange müssen Sie Stundenzettel aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre. Das regeln zwei Gesetze, die schon länger gelten und weiter gelten:

• Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz zeichnen Sie die Arbeitszeit auf, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, und bewahren die Nachweise mindestens zwei Jahre auf.
• Nach § 17 Mindestlohngesetz halten Sie für Minijobs und für Branchen wie Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung oder Spedition Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag fest. Auch diese Aufzeichnung bewahren Sie mindestens zwei Jahre auf.

Was ändert die Reform des Arbeitszeitgesetzes?

CDU, CSU und SPD haben im Koalitionsvertrag von 2025 drei Vorhaben zur Arbeitszeit vereinbart:

• Statt einer täglichen soll eine wöchentliche Höchstarbeitszeit möglich werden, im Einklang mit der europäischen Arbeitszeitrichtlinie.
• Die Pflicht zur elektronischen Erfassung soll unbürokratisch geregelt werden, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Betriebe.
• Vertrauensarbeitszeit soll ohne Zeiterfassung möglich bleiben, soweit die EU-Richtlinie das zulässt.

Das Bundesarbeitsministerium hat dazu im Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt. Bis zum 28. Oktober 2026 hat das Bundeskabinett keinen Gesetzentwurf verabschiedet, und der Bundestag hat noch nicht beraten. Wie Übergangsfristen und Ausnahmen für kleine Betriebe am Ende aussehen, steht deshalb noch nicht fest. Sobald das Kabinett entscheidet, aktualisieren wir diesen Artikel.

Wie halten Sie die Erfassung im Betrieb einfach?

Im Alltag hilft vor allem, wenn niemand über das Stempeln nachdenken muss:

1. Ein Terminal am Eingang, bedient per PIN oder auf Wunsch mit Chip, verstehen alle, auch Leute ohne Diensthandy.
2. Wer auf der Baustelle oder beim Kunden anfängt, stempelt dort per App. Wie das im Handwerk aussieht, zeigt unsere Branchenseite Handwerk.
3. Pausen und Überstunden rechnet das System. Dann stimmt die Abrechnung am Monatsende, und das Lohnbüro bekommt einen Export statt eines Stapels Zettel.

Wenn Sie sehen möchten, wie das in Ihrem Betrieb laufen kann, zeigen wir es Ihnen gern in einer kostenlosen Vorführung. In Schleswig-Holstein und Hamburg richten wir Terminal und App danach bei Ihnen vor Ort ein.